Vor dem Rollout einer Mitarbeiter-App gilt es verschiedene interne Interessensgruppen und -vertreter zu involvieren und wie es so schön heisst “mit ins Boot zu holen”.
Da es ja meist um ein Angebot an alle (oder zumindest einen Teil der) Mitarbeiter geht, ist die Abstimmung mit dem Betriebsrat besonders wichtig. Aus der Erfahrung von vielen Mitarbeiter-App-Projekten heraus, sollte diese Abstimmung frühzeitig, offen und konstruktiv erfolgen. Folgende Fragestellungen sind in der Diskussion besonders relevant:
Welche Inhalte und Informationen sollen über die App verteilt und kommuniziert werden?
Eine Mitarbeiter App sollte der Belegschaft aktuelle und relevante Inhalte bieten. Um dies am besten täglich mit effizientem Mitteleinsatz zu gewährleisten, ist es ratsam eine “Content Strategie” zu entwickeln. Diese sollte festlegen welche Inhalte welchen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens wie vermittelt werden. Dies kann je nach Zielsetzung, Rahmenbedingung und Unternehmen sehr unterschiedlich aussehen.
Wichtig ist es in jedem Fall, dem Betriebsrat diese “Content Strategie” transparent und frühzeitig zu vermitteln und sie offen mit ihm zu diskutieren. Als Vertretung der Belegschaft, kann der Betriebsrat so Bedenken zum inhaltlichen Schwerpunkte und Grenzen äussern. Er kann Hinweise geben, welche Inhalte von der Belegschaft gewünscht werden oder welche das innerbetriebliche Klima fördern.
Wie und wann werden Push Nachrichten eingesetzt?
Wenn Push Nachrichten mit hoher Frequenz eingesetzt werden, können diese durch aus vom Nutzer als störend empfunden werden. Im Bezug auf die betriebliche Nutzung spielt jedoch auch der Zeitpunkt eine Rolle, denn nicht immer ist es sinnvoll und ratsam am späten Abend oder auch am Wochenende die Belegschaft weiter mit Push Meldungen zu Chat Nachrichten oder allgemeinen Neuigkeiten zu versorgen. Immer mehr Unternehmen stellen sicher, dass die Nutzung betrieblicher Emails ausserhalb der normalen Bürozeiten eingeschränkt wird. Und auch die Push Nachrichten der Mitarbeiter App sollten auf ein Zeitfenster beschränkt werden, welches mit dem Betriebsrat abgestimmt wird (bspw. Montag bis Freitag, 8.00 – 18.00 Uhr).
Zudem hat jeder App-Nutzer die Möglichkeit Push Nachrichten zu deaktivieren. Außerdem muss er der dauerhaften Nutzung ohnehin am Anfang auch einmal zustimmen. Darüberhinaus kann er entsprechende Chat Gruppen verlassen oder gezielt Push Nachrichten pausieren.
Bekommt der Betriebsrat einen eigenen Kanal bzw. einen eigenen Zugang?
Eine Mitarbeiter App bietet die Möglichkeit alle Nutzer zu erreichen. Und sie bietet auch allen relevanten Unternehmensbereichen die Möglichkeit sich einzubringen und diesen Zugang inhaltlich entsprechend zu pflegen. Wir empfehlen daher dem Betriebsrat unbedingt einen eigenen “Mix” anzubieten, den er unabhängig und selbstständig bespielen kann. Es gibt keine bessere Möglichkeit, um dem Betriebsrat die Vorzüge einer Kommunikationsplattform deutlich zu machen und ihn direkt daran teilhaben zu lassen. Zumal die Erfahrung zeigt, dass ein solcher Kanal auch die Botschaften und Nachrichten des Betriebsrats schneller und effizienter im Unternehmen verbreitet. Letztlich ist es natürlich die Entscheidung der zuständigen Kollegen, ob sie ein solches Angebot nutzen wollen.
Ist die Nutzung der App freiwillig?
Diese Frage kommt häufig sehr schnell und ist aus verschiedenen Gründen wichtig. In der Regel ist die Antwort darauf: Ja, die Nutzung ist freiwillig! Ganz einfach, weil eine verpflichtende Nutzung einer solchen App für die meisten Unternehmen bedeuten würde, dass sie allen Mitarbeitern auch die entsprechende Hardware zur Verfügung stellen müssten. Und dies ist selten eine realistische Option. Mit der steigenden Bedeutung mobiler Endgeräte in Unternehmen und möglichen regulatorischen Veränderungen, mag sich dies in Zukunft schrittweise wandeln, aber in den meisten Fällen ist eine freiwillige Nutzung der beste, erste Schritt.
Welche Auswertungen und Reports hinsichtlich Akzeptanz und Nutzung wird es geben? Welche Daten werden transparent?
Der Betriebsrat hat heute zunehmend die Aufgabe Mitarbeiter vor Datenmissbrauch zu schützen, sie transparent über den Umgang mit Daten im Unternehmen zu informieren und hier allgemein in Sachen Privatsphäre zu vertreten. Diese Aufgabe ist wichtig und sollte Unterstützung erfahren, denn sie ist letztlich auch im Interesse des Unternehmens selbst.
tchop bietet für Administratoren ein umfassendes Analytics-Dashboard an. Darüber kann die Akzeptanz der App, einzelner Inhalte und Funktionen nachvollzogen werden. Das Wichtige daran: zu keinem Zeitpunkt werden Daten auf Nutzerebene erfasst! Das einzige was mit Bezug auf einzelne Nutzer sichtbar gemacht wird, ist der Zeitpunkt an dem ein Nutzer das letzte mal aktiv in der App war bzw. ob er das Angebot überhaupt schon einmal genutzt hat. Dies dient vor allem der internen Kommunikation des Angebots, d.h. um diese Nutzer nochmals gezielt auf das Angebot hinzuweisen. Wie die Mitarbeiter das Angebot inhaltlich nutzen, wird aus Gründen des Datenschutzes bewusst nicht erfasst.
Es macht auf jeden Fall Sinn dem Betriebsrat alle Datenschutzdokumente zur Verfügung zu stellen, um hier von Anfang an für Transparenz zu sorgen. tchop bietet Kunden ein umfassendes Paket an Dokumenten inkl. eines umfangreichen technischen und organisatorischen Massnahmenkonzeptes (sog. TOM). Es spricht aus unserer Sicht inhaltlich nichts dagegen dies mit den Vertretern des Betriebsrates zu teilen. Hilfreich vorab sind oft auch Informationen von unserer Website (u.a. https://tchop.io/security).
Welche Nutzerrollen und Befugnisse gibt es?!
Zu guter Letzt ist es wichtig dem Betriebsrat zu erläutern welche Verantwortlichkeiten, Pflichten und Optionen sich aus dem neuen Angebot der Mitarbeiter App konkret ergeben. Sprich: welche Mitarbeiter können Inhalte editieren und verbreiten? Wer kann bzw. soll welche Inhalte lesen? Wer verwaltet die notwendigen Rechte und Rollen? Und natürlich auch: Wie aufwendig ist der Betrieb der App? Wo entstehen Mehraufwendungen und zusätzliche Aufgaben?
tchop bietet ein flexibles Framework, welches es erlaubt die Mitarbeiter App inhaltlich mit “Channels” und “Mixes” passgenau zu strukturieren und zu bestimmen, welche Nutzer welche Rechte und Pflichten haben. Der Ansatz lässt sich so perfekt den eigenen Anforderungen anpassen. Jede Zielgruppe im Unternehmen kann so mit den relevanten Informationen versorgt werden.
Mit Hilfe unserer Integrationen können zudem Content-Feeds aus unterschiedlichen Quellen wie bspw. dem eigenen Intranet oder Blog einfach und automatisiert eingebunden werden. In einer Form, die allen Beteiligten viel Arbeit und Aufwand erspart. Mitarbeiter können so weiter in den vertrauten Systemen und Plattformen arbeiten. tchop aggregiert alle Inhalte an einem Ort ohne für die Mitarbeiter zwingend als weitere Plattform sichtbar zu werden.
Wichtig ist es, eine Mitarbeiter App mit bestehenden (dass heisst auch schlanken) Ressourcen zu betreiben, denn in den seltensten Fällen werden zusätzliche Stellen geschaffen. tchop legt dabei vor allem den Fokus auf Einfachheit, Effizienz und smarte Automation. Der Mehraufwand für die Mitarbeiter kann so flexibel kontrolliert und begrenzt werden. Auch dies ist eine wichtige Botschaft in Richtung Betriebsrat.