In der modernen Arbeitswelt wird Kommunikation immer komplexer und vielfältiger. Die Anforderungen vieler Unternehmen werden immer spezieller. Microsoft Teams ist eine beliebte Plattform für die Zusammenarbeit und deckt in Kombination mit Microsoft Viva einige wichtige Funktionen für Mitarbeiterengagement und -entwicklung ab. Doch trotz der Vorteile von Microsoft Teams und der Erweiterung durch Viva, bietet eine eigenständige, dedizierte Mitarbeiter-App, die speziell auf die Bedürfnisse und die Kultur eines Unternehmens zugeschnitten ist, oft noch entscheidende Mehrwerte. Im Folgenden zeigen wir, warum eine maßgeschneiderte Mitarbeiter-App für viele Unternehmen die langfristig besser Alternative darstellt.
1. Unverwechselbare Markenidentität und Benutzererfahrung
Microsoft Teams und Viva bieten wenig Flexibilität bei der Anpassung des Designs an die Corporate Identity eines Unternehmens. Alle Unternehmen nutzen die gleiche Teams App, das Unternehmen wird dabei optisch praktisch nicht berücksichtigt. Die Benutzeroberfläche ist standardisiert und lässt nur sehr eingeschränkt Raum für visuelle Individualität. Mit einer eigenen Mitarbeiter-App dagegen können Unternehmen das Look & Feel vollständig an ihr Branding anpassen und dadurch die Identifikation der Mitarbeitenden mit der Marke stärken. Mit jeder Push Meldung erhält das Unternehmen Sichtbarkeit und mit dem App Icon auf dem Homescreen Teil des wichtigsten Endgeräts. Mitarbeitende fühlen sich eher als Teil eines einzigartigen Unternehmens, wenn die App dieselbe Markenidentität und -ästhetik widerspiegelt.
2. Spezifisch kuratierte Inhalte für eine fokussierte Kommunikation
Microsoft Teams und Viva bieten Kanäle, um Informationen zu verbreiten, oft jedoch in einer generischen, überfüllten Struktur, die schnell zur Informationsüberlastung führt. Eine dedizierte Mitarbeiter-App hingegen bietet eine klar strukturierte Plattform, die es ermöglicht, Inhalte gezielt zu kuratieren und zu vermitteln. Unternehmen können wichtige Informationen, Schulungsinhalte und Updates übersichtlich und gebündelt präsentieren, wodurch die App zu einer leicht zugänglichen Wissensquelle wird – ohne den üblichen „Rausch“ an Informationen, der in Teams und Viva oft entsteht. Eine eigene Mitarbeiter App ist speziell für die Informations- und Wissensvermittlung entwickelt, während Teams primär eine Chat App ist (und primär in den meisten Fällen auch bleibt). tchop bietet bspw. umfangreiche Möglichkeiten bestehende Inhalte automatisiert auf Basis smarter Workflows zu integrieren. Microsoft bietet dies nicht.
3. Echte Community Features für stärkeren Zusammenhalt
Microsoft Teams bzw. Viva versucht, durch Funktionen wie Viva Connections und Viva Engage den Zusammenhalt und die Mitarbeiterbindung zu stärken. Allerdings handelt es sich dabei um ergänzende Features, die nicht den Umfang einer voll integrierten Community-Plattform bieten, wie es eine eigene Mitarbeiter-App ermöglicht. Ausserdem werden dafür in der Regel zusätzliche Lizenzkosten fällig, da diese Funktionalität nicht durch die bestehenden Microsoft Lizenzen abgedeckt ist.
Ein dediziertes System bietet im Vergleich tiefere Community-Funktionen, wie personalisierte Gruppen, individuelle Umfragen oder Feedbackmöglichkeiten. Es fördert den Aufbau echter Gemeinschaften und ermöglicht eine engere Vernetzung der Mitarbeitenden über verschiedene Abteilungen hinweg – und das in einem speziell dafür bereit gestellten separaten Raum.
4. Volle Kontrolle über Datensicherheit und Zugriffsrechte
Eine eigene Mitarbeiter-App gibt Unternehmen die Möglichkeit, Sicherheitsprotokolle und Compliance-Anforderungen individuell festzulegen und umzusetzen, was bei Microsoft Teams und Viva nur begrenzt möglich ist. Da Microsoft die Datenspeicherung und Verwaltung übernimmt, kann dies vor allem für Unternehmen mit strikten Compliance-Standards oder in regulierten Branchen problematisch sein. Eine maßgeschneiderte Mitarbeiter-App bietet hingegen die Flexibilität, Datenschutzrichtlinien und Zugriffsrechte präzise an unternehmensspezifische Anforderungen anzupassen. tchop bietet beispielsweise die Möglichkeit Daten ausschliesslich auf Servern eines deutschen Hosters zu speichern.
5. Echtzeit-Chat und zielgerichtete Kommunikation in einem geschützten Rahmen
Obwohl Microsoft Teams eine Echtzeit-Chat-Funktion bietet, ist diese standardisiert und an Microsofts Kommunikationsstruktur gebunden. In einer dedizierten Mitarbeiter-App können Chat-Funktionen speziell auf die Kommunikationsbedürfnisse und Arbeitsprozesse des Unternehmens angepasst werden. Wichtige Nachrichten oder Ankündigungen lassen sich gezielt hervorheben, und Chats können durch personalisierte Funktionen und die Möglichkeit, Inhalte gezielt an bestimmte Gruppen zu senden, optimiert werden. So entsteht eine effizientere, gezielte Kommunikation, die sich nach den Prioritäten und Bedürfnissen des Unternehmens richtet. Teams ist eine Chat App für alle im Unternehmen, die aber tatsächlich meist nur von wenigen (oft nur den Office-Arbeitern) genutzt wird. Die Erfahrung zeigt, dass speziell die Mitarbeitenden ohne festen Arbeitsplatz mit den Teams-Funktionalitäten überfordert sind.
6. Hohe Lizenzkosten für Unternehmen
Seit der Änderung der Microsoft-Lizenzstruktur sind die Kosten für die Nutzung von Teams signifikant gestiegen, da Teams nicht mehr Teil der Microsoft 365 Lizenz ist. Unternehmen, die Microsoft Teams über die gesamte Belegschaft hinweg einsetzen wollen, müssen nun separate Lizenzen erwerben. Die Kosten können schnell sehr hoch werden, vor allem in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden. Bei einem jährlichen Lizenzmodell und zusätzlichen Kosten für die Integration weiterer Funktionen wie Microsoft Viva kommen erhebliche Ausgaben auf die Unternehmen zu.
Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass Teams – neben der Microsoft 365-Lizenz – eine zusätzliche, nicht unerhebliche Investition darstellt. Gerade für Unternehmen, die nach einer kosteneffizienten Lösung suchen, stellt sich die Frage: Gibt es eine Alternative, die ähnliche oder sogar erweiterte Funktionen zu einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis bietet? Eine eigene Mitarbeiter App ist günstiger und eignet sich für eine Belegschaft, die nicht den ganzen Tag an einem festen Arbeitsplatzrechner verbringt und täglich mit Microsoft-Produkten arbeitet.
7. Flexibilität und Anpassbarkeit für wachsende Bedürfnisse
Eine dedizierte Mitarbeiter-App ist hochflexibel und kann problemlos erweitert werden, um mit den sich entwickelnden Bedürfnissen eines Unternehmens Schritt zu halten. Es lassen sich bestehende Services wie ein Schichtplan oder eine Zeiterfassung auf individuelle Art und Weise integrieren. Microsoft Teams und Viva haben hingegen einen festen Funktionsrahmen, der durch zusätzliche Erweiterungen kostspielig und in der Anpassung eingeschränkt ist. Eine maßgeschneiderte Mitarbeiter-App kann neue Funktionen und Integrationen individuell hinzufügen und entwickeln, ohne von einem externen System abhängig zu sein, was ein nachhaltiges Wachstum und eine langfristige Entwicklung der internen Kommunikationsstrategie ermöglicht.
Fazit: Eine Investition in die Zukunft der Mitarbeiterkommunikation
ine eigene Mitarbeiter-App bringt nicht nur praktische Vorteile, sondern ist auch eine langfristige Investition in die Unternehmenskultur und das Mitarbeiterengagement. Sie bietet eine einmalige Kombination aus hochwertigen, personalisierten Inhalten und einer echten Community-Erfahrung, die Datenschutz, Flexibilität und eine maßgeschneiderte Markenpräsenz sicherstellt. Microsoft Teams und Viva sind mächtige Tools, aber für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden ein wirklich individualisiertes Erlebnis und eine Plattform für Austausch und Identifikation bieten möchten, ist eine eigene Mitarbeiter-App die bessere Alternative.
