Eine Mitarbeiter-App kann ihr Potenzial erst dann voll entfalten, wenn man möglichst viele Mitarbeiter im Unternehmen dafür begeistert und die App regelmäßig genutzt wird. Die richtige kommunikative Einführung ist daher gerade zu Beginn ein wesentlicher Erfolgsfaktor. In diesem Blog Post wollen wir die funktionalen Prozesse und Optionen genauer darlegen, denn die Kenntnis der notwendigen Schritte ist eine wichtige Grundlage.
Grundlegende Prinzipien
Die Einladung von Mitarbeitern und die Verwaltung der Zugangsdaten folgen einigen grundlegenden Prinzipien:
- Für den Zugang zur App braucht jede(r) Mitarbeiter(in) eine Email-Adresse, denn nur so kann er/sie sich identifizieren und sich im Bedarfsfall ein neues Passwort zuschicken lassen, sollte er/sie sein bestehendes vergessen haben. Daher ist es wichtig, dass auch Mitarbeiter(innen), die bislang über keine Firmen-Email verfügen in die Lage versetzt werden, sich per Email (im Zweifel auch mit einer privaten) zu registrieren.
- Die Passwörter der Mitarbeiter(innen) sind geheim und liegen verschlüsselt in einer Datenbank, d.h. wir oder Dritte haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff darauf, um einem/einer Mitarbeiter(in) sein/ihr vergessenes Passwort mitzuteilen. Er/sie muss sich (siehe oben) in diesem Fall selbst ein neues Passwort generieren.
- Sicherheit ist unser oberstes Gebot. Für das gewünschte Maß an Sicherheit gibt verschiedene Optionen, den Zugang zu Plattform und App zu schützen. Wie bei allen Anwendungen im Internet ist es so, dass ein höheres Maß an Sicherheit die Registrierung und Anmeldung etwas aufwendiger macht. Wir setzen dabei auf neueste branchenübliche Standards, um es für alle Nutzerrollen möglichst einfach zu machen. Dabei gilt immer: Ein “Mehr” an Sicherheit durch bspw. eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung, macht die Anmeldung aufwendiger für den Nutzer. Im Gegenzug erhöht sie die Sicherheit.
- Das Unternehmen muss jederzeit volle Kontrolle darüber haben, welche Mitarbeiter(innen) Zugriff auf welche Inhalte haben. Verlässt ein(e) Mitarbeiter(in) das Unternehmen kurz nach der Einführung einer Mitarbeiter App, kann er über die Nutzerverwaltung umgehend wieder entfernt werden, so dass er/sie keinen Zugriff mehr auf die Inhalte hat. Genauso können neue Mitarbeiter(innen) jederzeit flexibel eingeladen werden.
Die Anforderungen, die sich im Rahmen der Einladungen aus Sicht eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin stellen, unterscheiden sich im Grundsatz nicht von der Vorgehensweise bei der Registrierung sonstiger Online-Angebote. Die Erfahrung zeigt, dass Nutzer, die im Umgang mit digitaler Technik geübt sind, damit keinerlei Probleme haben. Rückfragen kommen häufiger von weniger technik-affinen, oft auch älteren Nutzern. Es ist daher wichtig, Feedback-Kanäle auch ausserhalb der App via Email oder Telefon anzubieten, sollten Mitarbeiter(innen) beim Onboarding Probleme oder Fragen haben. Aus unserer Erfahrung lassen sich diese meist schnell und einfach lösen.
tchop bietet Nutzern unterschiedliche Möglichkeiten selbst Inhalte vorzuschlagen oder direkt beizutragen. Oder auch mittels Chat zu kommunizieren. Über entsprechende Rechte, Rollen und Funktionen lassen sich diese Funktionen einfach dynamisch verwalten. Wir empfehlen in der Regel eine schrittweise Erweiterung dieser Funktionen, damit sich die Nutzer im Zeitablauf an die unterschiedlichen Funktionen gewöhnen. Dies macht die Einarbeitung in die App leichter, andererseits kann konstruktiveres Feedback genutzt werden, um die diversen Funktionen sinnvoll im Sinne der internen Kommunikation zu nutzen.
Zwei Optionen für den Vertrieb der Apps
Sowohl Apple als auch Google bieten zwei unterschiedliche Wege native Apps über den App Store zu vertreiben:
- Als B2C App im normalen, für alle Nutzer erreichbaren App Store oder als sogenannte
- B2B App, die nur über ein “Volume Purchase Program” (VPP) der Unternehmens-IT bezogen werden kann
Die folgenden Ausführungen beziehen sich ausschliesslich auf den Vertrieb über ein unternehmensinternes VPP. Dies ist der von Apple und Google vorgesehene Weg für die Verbreitung von Mitarbeiter-Apps.
Mitarbeiter Apps im öffentlichen App Store sind dagegen nur erlaubt, wenn die App auch für nicht-angemeldete Nutzer ein inhaltliches Angebot bereit hält. Die Verfügbarkeit im öffentlichen App Store wiederum erleichtert das Onboarding für Mitarbeiter und wird von uns daher als Option empfohlen. Sprechen Sie uns dazu jederzeit an. Gerne diskutieren wir die vorhandenen Optionen und Vorteile.
Unterscheidung der Mitarbeiter nach ihrer Rolle
Grundsätzlich unterscheidet man bei den Einladungen immer nach vier verschiedenen Nutzerrollen:
- Reader – der Reader ist reiner Nutzer der App und kann nur Inhalte lesen und falls in seiner App freigeschaltet – an Chats teilnehmen
- Editor Limited – der Editor limited ist analog zum Reader reiner App-Nutzer, kann aber Inhalte über die App zu ausgewählten Mixes beitragen; Zugriff auf das Backend und die Administration selbst hat er dagegen nicht
- Admin – als Administrator hat man vollen Zugriff auf alle Funktionen des zugewiesenen Channels (oder auch die der gesamten Organisation); der Administrator kann Inhalte und Mixes einstellen, verwalten, Chats erstellen, Push Notes verschicken und neue Nutzer hinzufügen bzw. verwalten
- Editor – der Editor kann analog zum Admin alle inhaltlichen Bereiche wie Mixes und Content steuern, allerdings keine Chats erstellen, keine Push Notes versenden und auch keine Nutzer verwalten
Generiertes oder eigenes Passwort
Bei der Einladung von Nutzern wird zwischen zwei Gruppen unterschieden:
- Reader & Editor Limited erhalten ein vorgeneriertes Passwort – dies macht die Anmeldung für diese Nutzer einfacher und erspart Ihnen einen Schritt in der Anmeldung
- Admins & Editoren – müssen sich ein eigenes Passwort vergeben
Nutzer können jederzeit unterschiedliche Rollen zugewiesen bzw. die Rechte des Nutzers oder einer Nutzerin verändert werden. Die ursprünglichen Zugangsdaten bleiben immer bestehen, so dass der Nutzer hier keinen Mehraufwand hat. Jeder Nutzer behält sein ihm bekanntes Passwort.
Zwei unterschiedliche Fälle
Bei der konkreten Einführung einer Mitarbeiter App liegen oft zwei unterschiedliche Voraussetzungen vor:
- Die Einladung von Mitarbeitern, deren Email-Adresse nicht erfasst bzw. bekannt ist (meist weil sie über keine Firmen-Email verfügen) und
- die Einladung der Mitarbeiter mit Email-Adresse (in der Regel die Firmen-Email)
Die Einladung von Mitarbeitern ohne vorliegende Email-Adresse ist etwas aufwendiger, da die Mitarbeiter(innen) im ersten Schritt sicher identifiziert werden müssen, damit sie sich dann mit einer eigenen, oftmals privaten Email Adresse registrieren können.
Für beide Fälle bieten wir einen sicheren und bewährten Prozess. Auf diesem können Kunden einfach und effizient aufbauen. Die Details erläutern wir hier in den beiden Blog Posts:
- Einladung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne bekannte Email Adresse
- Einladung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über eine bekannte Email Adresse
In jedem Fall betreuen und beraten wir Sie als Kunden bei der Einführung, um sicherzustellen, dass die Einführung einer Mitarbeiter-App ein Erfolg wird. Aus der Erfahrung vieler solcher Projekte haben wir den Prozess bereits umfassend optimiert.
Das Gute: aus Sicht der Mitarbeiter(innen) sind Download und Anmeldung letztlich nicht aufwendiger oder anders als bei anderen Konsumenten-Apps auch.
Onboarding-Kommunikation
Die unternehmensinterne Ankündigung des Angebots einer mobilen Mitarbeiter-App über die bestehenden Kommunikationskanäle ist vor der “technischen” Einladung natürlich ebenso wichtig. Mitarbeiter(innen) sind eher motiviert, sich anzumelden und die App herunterzuladen, wenn Ihnen Idee, Vorteile und Konzept klar werden.
Als Hilfestellung finden Sie anbei Vorlagen, die Ihnen beim Entwurf der entsprechenden Kommunikation von Nutzen sind:
- Hier finden Sie eine Vorlage für ein “digitales” Ankündigungsschreiben, welches in der Regel informell via Email vor der eigentlichen Einladung der Nutzer (bspw. durch die Geschäftsführung) verschickt wird.
- Hier finden Sie in Ergänzung eine Vorlage für ein “nicht digitales” Ankündigungsschreiben, welches in der Regel als Brief (bspw. durch die Geschäftsführung) an Nutzer verschickt wird, die nicht digital erreicht werden können.
- Schließlich finden Sie hier eine Liste mit Punkten, die in der Kommunikation des Angebots auf nicht digitalem Wege intern (mittels Aushang, Flyer etc.) wichtig sind und entsprechend enthalten sein sollten.
Bitte verstehen Sie diese “Templates” als Hilfestellung und Entwurf. Die Ankündigung des Angebots unterscheidet sich je nach Unternehmen, Zielsetzung und Zielgruppen letztlich immer ein wenig. Die in der Kommunikation enthaltenen Informationen sind aber in fast allen Fällen hilfreich.
Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen haben – bitte sprechen Sie uns jederzeit an.