Der Einladungsprozess zum Download einer Mitarbeiter-App spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Angebots – ist aber im gleichem Moment oft komplex und muss gut durchdacht werden, bevor die Umsetzung erfolgt. tchop bietet verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeiter(innen) erfolgreich einzuladen und dem Unternehmen zu einem bestmöglichen Start des Angebots zu verhelfen.
In diesem Beitrag fokussieren wir uns auf die Einladungen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, deren Email Adresse nicht bekannt ist. Dieser Prozess ist etwas aufwendiger, als die Einladung mit bekannter Email. In Punkto Sicherheit ist dieses Vorgehen jedoch genauso verlässlich.
Voraussetzungen für das Hinzufügen des Mitarbeiters zur tchop Nutzerdatenbank
Für die Identifikation eines Mitarbeiters / einer Mitarbeiterin ohne Email Adresse werden zwei eindeutige Merkmale benötigt. Mit diesen kann sich der Nutzer sicher auf der Website “tchop.io/start” identifizieren und dann seine persönliche Email Adresse sicher in der tchop Datenbank hinterlegen. Als eindeutige Identifikationskriterien empfehlen wir die folgenden zwei Merkmale:
- Personal ID – die “Personal ID” ist eine eindeutige Nummer, die den Nutzer in der Personalstammdatenbank des Unternehmens identifiziert. In den meisten Fällen ist dies z.B. die Personalnummer des Mitarbeiters, die einfach auf der Gehaltsabrechnung zu finden ist
- Name – der Name des Mitarbeiters/Mitarbeiterin, wie er ebenfalls auf der Gehaltsabrechnung dokumentiert ist
Um diesen Identifikationsprozess zu starten, geht der Nutzer auf die Website “tchop.io/start“. Dort muss er zunächst den Namen Ihrer Organisation (also Ihres Unternehmens) in unserer Datenbank angeben. Dieser Name und dessen für diesen Zweck korrekte Schreibweise sollten vorab zusammen mit den allgemeinen Instruktionen kommuniziert werden.
Zusammengefasst setzt sich der Prozess somit aus vier Schritten zusammen:
- Eingabe des Namens Ihrer Organisation
- Eingabe der beiden Merkmale “Personal ID” und “Name”
- Registrierung der privaten Email
- Bestätigung der privaten Email (über einen Link in einer Antwort-Email)
Nach der Bestätigung der Email, bekommen die Nutzer im letzten Schritt die notwendigen Download-Links für iOS und Android sowie ihr persönliches Passwort.
Damit hat er/sie alles, was gebraucht wird, um das Angebot zu nutzen.
Die notwendigen Schritte im Detail
Die Anmeldung eines Nutzers ohne bekannte Email erfordert drei Schritte:
- Hinzufügen des Mitarbeiters zur Datenbank (> Admin)
- Kommunikation der notwendigen Schritte an den Mitarbeiter (> Admin bzw. Organisation)
- Verifizierung der persönlichen Email Adresse und Registrierung in der tchop Nutzerdatenbank (> Mitarbeiter)
1. Hinzufügen des Mitarbeiters zur Datenbank
Bedingung für die Einladung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ohne eine bekannte Email ist das Anlegen dieser mit Nummer und Personal ID in der Nutzerdatenbank von tchop. Dies kann nur durch den Administrator der Organisation erfolgen, da dies im Organisations-Dashboard erfolgt. Gerne sind wir bei diesen Schritten behilflich bzw. erledigen diese Punkte für unsere Kunden.
Zunächst legt der Administrator dabei den Nutzer mit seinem Namen und seiner Personalnummer an, legt anschließend die Rolle des Nutzers fest und ordnet den/die Mitarbeiter(in) den relevanten Channels zu. Dies kann entweder für einzelne oder mehre Mitarbeiter(innen) vorgenommen werden, oder aber mittels Upload einer CSV-Datei erfolgen. Auf diese Weise lassen sich auf einfachen Weg mehrere tausend Mitarbeiter einladen.
Diese CSV-Datei muss nur Namen und Personal-IDs der Mitarbeiter(innen) in einer entsprechenden Formatierung enthalten.
2. Kommunikation der notwendigen Schritte an den Mitarbeiter
Im Anschluss an die Aufnahme des/der Mitarbeiters(in) in der tchop Datenbank muss das Angebot mitsamt einiger Instruktionen kommuniziert werden. Da von diesen Mitarbeitern/-innen keine Email vorliegt, erfolgt dies in der Regel “offline”. Diese Ansprache kann ein Infobrief als Anlage zur Gehaltsabrechnung, ein Flyer zur Auslage in der Kantine oder ein Plakat im Personalraum sein. Wir empfehlen i.d.R. die Nutzung verschiedener Kanäle, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausreichend darüber informiert sind.
Den Entwurf eines Anschreibens als Brief sowie einige Guidelines für die Kommunikation finden Sie hier.
3. Verifizierung der persönlichen Email Adresse und Registrierung in der tchop Datenbank durch den/die Mitarbeiter(in)
Wie oben beschrieben, sind die notwendigen Schritte für den/die Mitarbeiter(in) einfach und selbsterklärend. Dennoch ist es wichtig, dem/der Mitarbeiter(in) zunächst die notwendigen Informationen zu erläutern.
Sie können diesen Prozess selbst voran einfach testen und sich ein Bild davon machen. Sprechen Sie uns einfach an!
Die Schritte für die Mitarbeiter im Einzelnen:
- Aufruf der tchop Webseite – der Mitarbeiter geht in einem beliebigen Webbrowser auf tchop.io/start
- Eingabe des Namens der Organisation – der Mitarbeiter gibt den angegebenen Namen in das dafür vorgesehene Feld ein
- Nutzeridentifikation – im folgenden Feld gibt der Mitarbeiter seine Personal ID (z.B. Personalnummer) und Namen an
- Eingabe Email Adresse – im sich nun geöffneten Feld gibt der Mitarbeiter eine von ihm persönlich genutzte Email an. Um Fehler zu vermeiden, benötigen wir hier die doppelte Eingabe der Email; Wichtig: diese Email sollte auch auf dem später für die App-Nutzung vorgesehenen Smartphone verfügbar sein
- Bestätigung der Email – nach Eingabe der Email Adresse sendet tchop dem Nutzer eine Nachricht mit einem Bestätigungslink. Über diesen Link kann der Mitarbeiter die von ihm angegeben Email verifizieren
- Zusendung Download-Links und Passwort – nach dem Verifizieren der Email sendet tchop eine zweite Email an die Adresse, welche nun die Download-Links und das persönliche Passwort des Nutzers enthält
- Download App – über die entsprechenden Links in der Email, kann sich der Mitarbeiter die App nun herunterladen
- Login Mitarbeiter – mit der Kombination seiner Email und dem zugesendeten Passwort kann sich der Mitarbeiter in der App anmelden und die für ihn vorgesehenen Inhalte lesen und – falls verfügbar – an Chats teilnehmen
Wie Eingangs erwähnt, ist dieser Prozess etwas aufwendiger, da die Nutzer zunächst eine aktuelle Email Adresse angeben und verifizieren müssen. Dieses Vorgehen führt aber dazu, dass neben dem eigentlichen Ziel, der App-Nutzung durch die Mitarbeiter, dem Unternehmen nun auch eine digitale Anschrift (Email Adresse) zur Verfügung steht. Diese Email Adressen können Sie bspw. als Export aus dem System später für andere innerbetriebliche Zwecke nutzen.
Bei Fragen rund um den Prozess stehen wir natürlich gerne mit Rat und Tat zur Seite und begleiten Ihren Mitarbeiter-Onboarding Prozess.