In der heutigen digitalen Ära ist eine effektive und effiziente Mitarbeiterkommunikation für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Im Zuge der Digitalisierung stellen sich viele IT-Abteilungen die Frage, wie sie ihre Kommunikationswerkzeuge optimal einsetzen können, um eine moderne und mobil-erste Kommunikationsstrategie zu unterstützen. In diesem Blogbeitrag gehen wir auf einige der häufigsten IT-bezogenen Fragen ein, die während der Implementierung einer Mitarbeiterkommunikationsplattform aufkommen.
Ist eine Mitarbeiter-App nur eine App?
Nein, eine moderne Mitarbeiter-App ist viel mehr als “nur eine App”. Sie dient als umfassende Plattform für die Kommunikation im Unternehmen und stellt die Mitarbeiter und deren Informationsbedürfnisse in den Mittelpunkt. Die Plattform integriert verschiedene Komponenten wie Unternehmensnachrichten, Mitarbeiterverzeichnisse, Formulare und sogar Urlaubsanträge, unterstützt durch ein leistungsstarkes Backend für das Content Management und die Nutzendenverwaltung.
Auch ein Frontdoor Intranet bzw. eine Web App für moderne Browserist Teil unserer Plattform. So können sich Mitarbeitende frei aussuchen, welche Plattform sie wann und wo nutzen. So geht moderne interne Kommunikation.
Ist die App sicher?
tchop ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Berlin. Wir fühlen uns strengsten europäischen Sicherheitsstandards verpflichtet. Wir unterliegen damit einer der strengsten Datenschutzrichtlinien der Welt. Die technische und organisatorische Infrastruktur von tchop ist auf diese und internationale Regularien aufgebaut und abgestimmt.
Zusätzlich erlauben wir Kunden, eigene PEN Tests durchzuführen und lassen deren Ergebnisse in die stetige Verbesserung der gesamten Plattform einfließen. Mehrere Kunden haben bereits PEN Test durchgeführt, keiner davon brachte kritische oder bedenkliche Sicherheitsmängel zum Vorschein
Wie wird eine solche App verteilt?
Die Verteilung erfolgt idealerweise über die App-Stores von iOS und Android, um die Aktualisierungen zu vereinfachen und eine breite Zugänglichkeit zu gewährleisten. Alle internen Inhalte sind dabei durch sichere Anmeldeverfahren geschützt. Bei iOS kann der sog. B2B App Store verwendet werden, der die Anwendung nicht öffentlich zugänglich macht. Ausserdem kann die App einfach an die betrieblichen Endgeräte über ein sogenanntes MDM vertrieben werden. tchop bietet hier alle gängigen Vertriebswege an und hilft Ihnen die richtige Lösung für Ihren Anwendungsfall zu finden.
Ist die Integration bestehender Systeme möglich?
Ja, die Integration bestehender Systeme wie SharePoint ist möglich und oft auch erwünscht. Dies ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss und die Nutzung vorhandener Inhalte innerhalb der neuen Kommunikationsplattform. Entscheidend für die Umsetzung sind hier meist Fragen der Informationssicherheit, d.h. wie können die Systeme Daten austauschen (damit dies bspw. automatisiert passieren kann). Welche Inhalte und Daten sollen synchronisiert werden?
Wie funktioniert das Nutzer-Onboarding und -Management?
Die Plattform bietet ein umfassendes Nutzenden-Management, das verschiedene Authentifizierungsmethoden unterstützt, von Single-Sign-On (SSO) über Self-Service Signup bis hin zu personalisierten Einladungs-Emails mit Zugangscodes. Die Synchronisation mit bestehenden HR-Systemen und die Verwaltung von Nutzergruppen sind ebenfalls integrierte Funktionen, die entweder direkt auf der Plattform oder im eigenen Nutzenden-Management verwaltet werden können (bspw. um verschiedene Gruppen, Rechten und Rollen zu steuern).
Ist individuelle Anpassung möglich?
Ja, von der Gestaltung des App-Icons und Startbildschirms bis hin zu Layout- und Designanpassungen innerhalb der App – Unternehmen haben zahlreiche Möglichkeiten, unsere Plattform nach ihren Vorstellungen zu personalisieren. Dabei sind grundsätzliche die mobilen Apps von dem Frontdoor Intranet zu unterscheiden. Auch in Sachen Sicherheit und IT-Fragen gibt es verschiedene Anpassungsmöglichkeiten, bspw. können Kunden entscheiden wo und von wem Ihre Daten gehostet werden sollen.
Wie steht es um die Sicherheit der Plattform?
Unsere Plattform folgt strengsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards, unterstützt durch sichere Hosting-Lösungen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, um die Daten und die Privatsphäre der Nutzer zu schützen. tchop ist ISO 27001 zertifiziert durch den TÜV Süd und unterzieht sich dementsprechend jährlichen Kontroll-Audits. Ausserdem bieten wir Unternehmenskunden an aktiv im Prozess der Risikoanalyse und -bewertung teilzunehmen und uns hier mit der Erfahrung aus vielen Projekten der internen Kommunikation einzubriungen.
Was ist der typische Zeitplan für die Einführung?
Die Einführung einer Mitarbeiter-App kann relativ schnell erfolgen. Sobald die notwendigen Informationen bereitgestellt sind, beginnt die Erstellung der Apps, die anschließend in den App-Stores veröffentlicht werden. Parallel dazu werden Integrationen und Anpassungen vorgenommen. Je nach Situation kann eine Bewertung der Sicherheitsaspekten im Rahmen einer Risikoanalyse Zeit beanspruchen, genauso wie die Abstimmung mit den Datenschutzverantwortlichen. Dies ist letztlich abhängig von den Anforderungen und Rahmenbedingungen beim jeweiligen Unternehmen.
Wie erfolgt die Betreuung nach dem Launch?
Um den langfristigen Erfolg zu sichern, umfasst der Support regelmäßige Updates, eine garantierte Plattformverfügbarkeit und einen reaktionsschnellen Support, um alle aufkommenden Fragen effizient zu adressieren. Durch entsprechende Anlagen unseres Lizenzvertrags inkl. eines sog. SLA (Service Level Agreements) werden diese Leistungen formalisiert. Wir garantieren eine Erreichbarkeit von 99,9% und haben dieses Ziel in der Vergangenheit stets weit mehr als erreicht.
Die Einführung einer Mitarbeiterkommunikationsplattform bietet Unternehmen die Chance, ihre interne Kommunikation zu modernisieren und alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Tätigkeit, effektiv zu erreichen.
Durch die Beleuchtung der häufigsten IT-Fragen hoffen wir, Licht in das komplexe Thema der digitalen Mitarbeiterkommunikation gebracht zu haben. Sprechen Sie uns bei Interesse jederzeit an!