{"id":1730,"date":"2019-05-20T16:26:30","date_gmt":"2019-05-20T16:26:30","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.tchop.io\/?p=1730"},"modified":"2024-08-16T14:49:10","modified_gmt":"2024-08-16T14:49:10","slug":"einfuehrung-einladung-der-mitarbeiter-ohne-email-adresse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/einfuehrung-einladung-der-mitarbeiter-ohne-email-adresse\/","title":{"rendered":"Einf\u00fchrung \u2013 Einladung der Mitarbeiter ohne Email Adresse"},"content":{"rendered":"\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"800\" height=\"299\" src=\"https:\/\/blog.tchop.io\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/illu__testgroups.jpg\" loading=\"lazy\" alt=\"iPhone screen\" class=\"wp-image-1173\" srcset=\"https:\/\/blog.tchop.io\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/illu__testgroups.jpg 800w, https:\/\/blog.tchop.io\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/illu__testgroups-300x112.jpg 300w, https:\/\/blog.tchop.io\/wp-content\/uploads\/2019\/01\/illu__testgroups-768x287.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Der Einladungsprozess zum Download einer Mitarbeiter-App spielt eine entscheidende Rolle f\u00fcr den Erfolg des Angebots &#8211; ist aber im gleichem Moment oft komplex und muss gut durchdacht werden, bevor die Umsetzung erfolgt. tchop bietet verschiedene M\u00f6glichkeiten, Mitarbeiter(innen) erfolgreich einzuladen und dem Unternehmen zu einem bestm\u00f6glichen Start des Angebots zu verhelfen.<\/p>\n\n\n\n<p>In diesem Beitrag fokussieren wir uns auf die Einladungen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, deren Email Adresse nicht bekannt ist. Dieser Prozess ist etwas aufwendiger, als die Einladung mit bekannter Email. In Punkto Sicherheit ist dieses Vorgehen jedoch genauso verl\u00e4sslich.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Voraussetzungen f\u00fcr das Hinzuf\u00fcgen des Mitarbeiters zur tchop Nutzerdatenbank<\/h4>\n\n\n\n<p>F\u00fcr die Identifikation eines Mitarbeiters \/ einer Mitarbeiterin ohne Email Adresse werden zwei eindeutige Merkmale ben\u00f6tigt. Mit diesen kann sich der Nutzer sicher auf der Website &#8222;tchop.io\/start&#8220; identifizieren und dann seine pers\u00f6nliche Email Adresse sicher in der tchop Datenbank hinterlegen. Als eindeutige Identifikationskriterien empfehlen wir die folgenden zwei Merkmale:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Personal ID<\/strong> &#8211; die &#8222;Personal ID&#8220; ist eine eindeutige Nummer, die den Nutzer in der Personalstammdatenbank des Unternehmens identifiziert. In den meisten F\u00e4llen ist dies z.B. die Personalnummer des Mitarbeiters, die einfach auf der Gehaltsabrechnung zu finden ist<\/li><li><strong>Name<\/strong> &#8211; der Name des Mitarbeiters\/Mitarbeiterin, wie er ebenfalls auf der Gehaltsabrechnung dokumentiert ist<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Um diesen Identifikationsprozess zu starten, geht der Nutzer auf die Website &#8222;<em>tchop.io\/start<\/em>&#8222;. Dort muss er zun\u00e4chst den Namen Ihrer Organisation (also Ihres Unternehmens) in unserer Datenbank angeben. Dieser Name und dessen f\u00fcr diesen Zweck korrekte Schreibweise sollten vorab zusammen mit den allgemeinen Instruktionen kommuniziert werden. <\/p>\n\n\n\n<p><strong><em>Zusammengefasst setzt sich der Prozess somit aus vier Schritten zusammen: <\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li>Eingabe des Namens Ihrer Organisation<\/li><li>Eingabe der beiden Merkmale &#8222;Personal ID&#8220; und &#8222;Name&#8220;<\/li><li>Registrierung der privaten Email<\/li><li>Best\u00e4tigung der privaten Email (\u00fcber einen Link in einer Antwort-Email)<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p>Nach der Best\u00e4tigung der Email, bekommen die Nutzer im letzten Schritt die notwendigen Download-Links f\u00fcr iOS und Android sowie ihr pers\u00f6nliches Passwort. <\/p>\n\n\n\n<p>Damit hat er\/sie alles, was gebraucht wird, um das Angebot zu nutzen. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Die notwendigen Schritte im Detail<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Anmeldung eines Nutzers ohne bekannte Email erfordert drei Schritte:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li>Hinzuf\u00fcgen des Mitarbeiters zur Datenbank (&gt; Admin) <\/li><li>Kommunikation der notwendigen Schritte an den Mitarbeiter (&gt; Admin bzw. Organisation)<\/li><li>Verifizierung der pers\u00f6nlichen Email Adresse und Registrierung in der tchop Nutzerdatenbank (&gt; Mitarbeiter)<\/li><\/ol>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">1. Hinzuf\u00fcgen des Mitarbeiters zur Datenbank<\/h4>\n\n\n\n<p>Bedingung f\u00fcr die Einladung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ohne eine bekannte Email ist das Anlegen dieser mit Nummer und Personal ID in der Nutzerdatenbank von tchop. Dies kann nur durch den Administrator der Organisation erfolgen, da dies im Organisations-Dashboard erfolgt. Gerne sind wir bei diesen Schritten behilflich bzw. erledigen diese Punkte f\u00fcr unsere Kunden.<\/p>\n\n\n\n<p>Zun\u00e4chst legt der Administrator dabei den Nutzer mit seinem Namen und seiner Personalnummer an, legt anschlie\u00dfend die Rolle des Nutzers fest und ordnet den\/die Mitarbeiter(in) den relevanten Channels zu. Dies kann entweder f\u00fcr einzelne oder mehre Mitarbeiter(innen) vorgenommen werden, oder aber mittels Upload einer CSV-Datei erfolgen. Auf diese Weise lassen sich auf einfachen Weg mehrere tausend Mitarbeiter einladen.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese CSV-Datei muss nur Namen und Personal-IDs der Mitarbeiter(innen) in einer entsprechenden Formatierung enthalten. <\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\" id=\"mce_14\">2. Kommunikation der notwendigen Schritte an den Mitarbeiter<\/h4>\n\n\n\n<p>Im Anschluss an die Aufnahme des\/der Mitarbeiters(in) in der tchop Datenbank muss das Angebot mitsamt einiger Instruktionen kommuniziert werden. Da von diesen Mitarbeitern\/-innen keine Email vorliegt, erfolgt dies in der Regel &#8222;offline&#8220;. Diese Ansprache kann ein Infobrief als Anlage zur Gehaltsabrechnung, ein Flyer zur Auslage in der Kantine oder ein Plakat im Personalraum sein. Wir empfehlen i.d.R. die Nutzung verschiedener Kan\u00e4le, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausreichend dar\u00fcber informiert sind. <\/p>\n\n\n\n<p>Den Entwurf eines Anschreibens als Brief sowie einige Guidelines f\u00fcr die Kommunikation finden Sie hier.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">3. Verifizierung der pers\u00f6nlichen Email Adresse und Registrierung in der tchop Datenbank durch den\/die Mitarbeiter(in)<\/h4>\n\n\n\n<p>Wie oben beschrieben, sind die notwendigen Schritte f\u00fcr den\/die Mitarbeiter(in) einfach und selbsterkl\u00e4rend. Dennoch ist es wichtig, dem\/der Mitarbeiter(in) zun\u00e4chst die notwendigen Informationen zu erl\u00e4utern. <\/p>\n\n\n\n<p>Sie k\u00f6nnen diesen Prozess selbst voran einfach testen und sich ein Bild davon machen. Sprechen Sie uns einfach an!<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Die Schritte f\u00fcr die Mitarbeiter im Einzelnen:<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li><strong>Aufruf der tchop Webseite<\/strong> &#8211; der Mitarbeiter geht in einem beliebigen Webbrowser auf tchop.io\/start<\/li><li><strong>Eingabe des Namens der Organisation<\/strong> &#8211; der Mitarbeiter gibt den angegebenen Namen in das daf\u00fcr vorgesehene Feld ein<\/li><li><strong>Nutzeridentifikation<\/strong> &#8211; im folgenden Feld gibt der Mitarbeiter seine Personal ID (z.B. Personalnummer) und Namen an<\/li><li><strong>Eingabe Email Adresse<\/strong> &#8211; im sich nun ge\u00f6ffneten Feld gibt der Mitarbeiter eine von ihm pers\u00f6nlich genutzte Email an. Um Fehler zu vermeiden, ben\u00f6tigen wir hier die doppelte Eingabe der Email; <strong>Wichtig: <\/strong>diese Email sollte auch auf dem sp\u00e4ter f\u00fcr die App-Nutzung vorgesehenen Smartphone verf\u00fcgbar sein<\/li><li><strong>Best\u00e4tigung der Email<\/strong> &#8211; nach Eingabe der Email Adresse sendet tchop dem Nutzer eine Nachricht mit einem Best\u00e4tigungslink. \u00dcber diesen Link kann der Mitarbeiter die von ihm angegeben Email verifizieren<\/li><li><strong>Zusendung Download-Links und Passwort<\/strong> &#8211; nach dem Verifizieren der Email sendet tchop eine zweite Email an die Adresse, welche nun die Download-Links und das pers\u00f6nliche Passwort des Nutzers enth\u00e4lt<\/li><li><strong>Download App<\/strong> &#8211; \u00fcber die entsprechenden Links in der Email, kann sich der Mitarbeiter die App nun herunterladen<\/li><li><strong>Login Mitarbeiter<\/strong> &#8211; mit der Kombination seiner Email und dem zugesendeten Passwort kann sich der Mitarbeiter in der App anmelden und die f\u00fcr ihn vorgesehenen Inhalte lesen und &#8211; falls verf\u00fcgbar &#8211; an Chats teilnehmen<\/li><\/ol>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"574\" height=\"1024\" src=\"https:\/\/blog.tchop.io\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Untitled-Diagram-GER-1-7-574x1024.png\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-1773\" srcset=\"https:\/\/blog.tchop.io\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Untitled-Diagram-GER-1-7-574x1024.png 574w, https:\/\/blog.tchop.io\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Untitled-Diagram-GER-1-7-168x300.png 168w, https:\/\/blog.tchop.io\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Untitled-Diagram-GER-1-7.png 744w\" sizes=\"auto, (max-width: 574px) 100vw, 574px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Wie Eingangs erw\u00e4hnt, ist dieser Prozess etwas aufwendiger, da die Nutzer zun\u00e4chst eine aktuelle Email Adresse angeben und verifizieren m\u00fcssen. Dieses Vorgehen f\u00fchrt aber dazu, dass neben dem eigentlichen Ziel, der App-Nutzung durch die Mitarbeiter, dem Unternehmen nun auch eine digitale Anschrift (Email Adresse) zur Verf\u00fcgung steht. Diese Email Adressen k\u00f6nnen Sie bspw. als Export aus dem System sp\u00e4ter f\u00fcr andere innerbetriebliche Zwecke nutzen.<\/p>\n\n\n\n<p>Bei Fragen rund um den Prozess stehen wir nat\u00fcrlich gerne mit Rat und Tat zur Seite und begleiten Ihren Mitarbeiter-Onboarding Prozess.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Der Einladungsprozess zum Download einer Mitarbeiter-App spielt eine entscheidende Rolle f\u00fcr den Erfolg des Angebots &#8211; ist aber im gleichem Moment oft komplex und muss&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[184,66,65,185,177],"tags":[],"coauthors":[134],"class_list":["post-1730","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-anwendungsfaelle","category-beste-praktiken","category-die-plattform","category-interne-kommunikation","category-tchop-verwenden"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1730","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1730"}],"version-history":[{"count":27,"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1730\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1896,"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1730\/revisions\/1896"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1730"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1730"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1730"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.tchop.io\/de\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=1730"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}